Mislili ste da znate Excel? Ove skrivene prečice profesionalci koriste da završe posao tri puta brže

Za sve koji se bave analizom podataka, istraživačkim novinarstvom ili menadžmentom, program Microsoft Excel predstavlja virtuelni dom. Kroz decenije rada u ovom programu, profesionalci iznova otkrivaju da su njegove mogućnosti daleko veće nego što prosečan korisnik može i da zamisli. Uz prave hakove i prečice, rad sa podacima prestaje da bude noćna mora i postaje rutina.

Ovaj softver već decenijama suvereno vlada tržištem. Od trenutka kada je nadmašio nekada kultne programe iz osamdesetih godina prošlog veka, koji su praktično definisali prve kancelarijske računare, njegova dominacija na desktop računarima nikada nije ozbiljno ugrožena. Ni otvoreni besplatni kodovi, ni konkurentski operativni sistemi sa svojim verzijama tabela nisu uspeli da poljuljaju njegovu poziciju.

Iako mrežni konkurenti u klaudu imaju prednost kada je u pitanju broj bazičnih korisnika zbog lakog deljenja linkova, njihove onlajn aplikacije nemaju ni delić snage i stabilnosti koju donosi puna desktop verzija ovog programa. U nastavku donosimo analizu zašto je ovaj alat nezamenljiv, uz praktične savete koji će vam odmah olakšati svakodnevni posao.

Više od običnih brojeva: Moćna baza podataka u koordinatnoj mreži

Velika je zabluda da je ovaj softver namenjen isključivo matematičkim operacijama i sabiranju budžeta. Mnogi profesionalci koriste njegove prividno beskonačne mreže kolona i redova kao napredne baze podataka.

On može poslužiti kao izuzetno efikasan menadžer kontakata, pa čak i kao kompletan sistem za upravljanje odnosima sa klijentima (CRM). Pored toga, sposobnost vizuelizacije podataka i generisanja vrhunskih, profesionalnih grafikona čini ga ključnim alatom za prezentacije.

Ono što je zajedničko za skoro 90% korisnika jeste da – ne poznaju dovoljno ovaj softver. Postoji bezbroj načina da se podaci filtriraju, seku i analiziraju, zbog čega se o ovoj temi pišu čitave knjige. Srećom, ne morate znati sve. Dovoljno je da savladate nekoliko ključnih tehnika koje štede vreme i čine da pred kolegama izgledate kao pravi guru za tabele.

Četiri brza trika za instant produktivnost

Za početak naprednog nivoa učenja, izdvojili smo nekoliko jednostavnih, ali izuzetno moćnih funkcija koje rešavaju svakodnevne frustracije u radu:

1. Selektujte sve odjednom – jednim klikom

Većina korisnika zna za univerzalnu prečicu na tastaturi Ctrl + A (odnosno Cmd + A na Mac sistemima) koja služi za selektovanje celog lista. Međutim, postoji još brži i vizuelno jednostavniji način. Dovoljno je da kliknete na mali sivi trougao/kvadrat u gornjem levom uglu table (prostor koji se nalazi tačno iznad broja 1 i levo od kolone A). Jednim klikom na to polje, cela vaša tabela je označena i spremna za masovno editovanje.

2. „Prekopirajte“ izgled i format ćelije (Format Painter)

Zamislite situaciju: prelomili ste tekst u jednoj ćeliji, promenili font, pozadinsku boju, podebljali slova i napravili savršen dizajn. Sada taj identičan izgled želite da primenite na još pedeset drugih mesta u tabeli, ali bez menjanja njihovog tekstualnog sadržaja.

Alat za kopiranje formata (ikonica u obliku četkice za farbanje na početnoj kartici) vaš je najbolji prijatelj:

• Selektujte ćeliju čiji vam se izgled dopada.

• Kliknite na ikonicu četkice.

• Kliknite na bilo koju drugu ćeliju u koju želite da „prelijete“ taj dizajn.

Profesionalni savet: Ako želite ovaj format da primenite na više različitih i razdvojenih ćelija ili tabela, nemojte kliknuti samo jednom na četkicu. Kliknite dvaput (double-click) na ikonicu četkice. Na taj način alat ostaje zaključan i aktivan, pa možete kliktati redom na bezbroj polja širom dokumenta, sve dok ne pritisnete taster Esc za izlazak.

3. Prelom teksta i kontrola vidljivosti (Wrap Text)

Unos dužih tekstova u tabelarne ćelije zna da bude izuzetno iritantan, jer je podrazumevano podešavanje takvo da tekst nastavlja da teče udesno u beskonačnost, preklapajući susedna polja. To možete rešiti na dva načina:

• Automatski prelom: Kliknite na opciju Wrap Text (Prelomi tekst) na početnoj traci. Sav tekst će se automatski složiti unutar granica kolone u kojoj se nalazi. Ako naknadno proširite ili suzite kolonu, tekst će se sam prilagoditi novoj širini.

• Ručni prelom (Novi red unutar iste ćelije): Ako usred kucanja želite da pređete u novi red unutar iste ćelije, nemojte samo pritisnuti Enter (jer će vas to izbaciti u donju ćeliju). Umesto toga, upotrebite kombinaciju tastera Alt + Enter.

  Preporuka je da, pre nego što uopšte počnete da unosite podatke u veliku tabelu, selektujete ceo opseg i odmah aktivirate opciju Wrap Text. Na taj način će sve što upišete u budućnosti automatski biti uredno prelomljeno i vidljivo na ekranu.

  Pregled efikasnosti: Kada koristiti koje rešenje?

  Problem u tabeli	Brzo rešenje	Rezultat
  Tekst se preliva preko drugih kolona i ne vidi se ceo	Opcija Wrap Text ili prečica Alt + Enter	Tekst se slaže u više redova unutar jedne ćelije
  Ručno menjanje fontova i boja na 50 različitih mesta	Dvostruki klik na Format Painter (četkicu)	Trenutno kopiranje vizuelnog identiteta na klik
  Potrebno je promeniti font u celom dokumentu odjednom	Klik na kvadrat levo od kolone A	Selektovan kompletan radni list u sekundi

  Svi ovi trikovi na prvi pogled deluju sitno, ali u svakodnevnom radu prave razliku između višesatnog mučenja i efikasno završenog posla. Pravi eksperti ne postajete tako što naučite hiljade komplikovanih kodova, već tako što maksimalno automatizujete rutinske korake.

  Foto: Magnific

• Autor: Portal ObjektivNI.rs